Polityka prywatności
Wersja 2026-11-12 · obowiązuje od 12 listopada 2026
Opisujemy tu, jakie dane osobowe przetwarzamy w serwisie MedAgenda (strona medagenda.pl i aplikacja app.medagenda.pl), w jakim celu, jak długo i jakie prawa Ci przysługują. Stosujemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
1. Administrator danych
Administratorem danych jest SOA INVEST spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Paczkowie, ul. Polna 23C/1, 62-021 Paczkowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001190262, NIP 7773452587, REGON 542532125, kapitał zakładowy 25 000,00 zł. E-mail: kontakt@medagenda.pl, adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-46275-33143-DIJCU-22. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na kontakt@medagenda.pl lub na adres siedziby.
2. Kogo dotyczy polityka
- osób odwiedzających stronę medagenda.pl;
- użytkowników aplikacji, czyli pracowników i współpracowników placówek (właścicieli, administratorów, recepcji i terapeutów);
- osób reprezentujących naszych klientów i osób wskazanych do kontaktu w sprawie faktur;
- osób, które piszą do nas e-mailem;
- osób korzystających z wersji demonstracyjnej.
3. Dane klientów placówek i osób zapisanych na wydarzenia
Dane osób umawianych na wizyty (imię i nazwisko, opiekun, telefon, wizyty i płatności) wprowadza do aplikacji placówka, która korzysta z MedAgendy. To placówka jest administratorem tych danych, a my przetwarzamy je wyłącznie na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Tak samo jest z danymi osób, które zapisują się na wydarzenie placówki przez stronę zapisów w MedAgendzie: administratorem jest organizator wydarzenia, a listę zapisanych usuwamy 30 dni po wydarzeniu. Zdjęcia i regulamin na stronie wydarzenia dodaje placówka i to ona odpowiada za zgodę na publikację wizerunku; usuwamy je razem z wydarzeniem. Jeśli jesteś klientem placówki, rodzicem podopiecznego albo uczestnikiem wydarzenia, w sprawie swoich danych skontaktuj się z placówką. Jeśli napiszesz do nas, przekażemy Twoją wiadomość placówce.
4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi, wiadomości systemowe (potwierdzenie adresu, reset hasła, zaproszenia, powiadomienia o fakturach i usunięciu danych) | imię i nazwisko, e-mail, hasło (wyłącznie w postaci skrótu), rola w placówce, ustawienia logowania dwuetapowego | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) wobec osoby zakładającej placówkę; art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: udostępnienie usługi zespołowi klienta) wobec zaproszonych użytkowników | do usunięcia konta; konto niepotwierdzone: 7 dni; konto bez placówki: 30 dni od ostatniego logowania; dane placówki: zgodnie z regulaminem (do 90 dni po zakończeniu umowy) |
| Bezpieczeństwo konta i usługi, wykrywanie nadużyć, dziennik zmian | adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu w sesji, nieudane próby logowania, zapisy w dzienniku zmian (kto, co i kiedy zmienił) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo usługi i danych klientów) | sesje: do 30 dni; nieudane logowania: 1 dzień; dziennik zmian: od 90 dni do 2 lat zależnie od planu, zdarzenia bezpieczeństwa co najmniej 1 rok |
| Powiadomienia o zmianach w grafiku na urządzeniu użytkownika (tylko gdy sam je włączy) | adres subskrypcji i klucze szyfrujące przeglądarki, skrócony opis przeglądarki, czas ostatniego doręczenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udostępnienie funkcji, którą użytkownik włącza i wyłącza sam) | do wyłączenia powiadomień, wylogowania na tym urządzeniu albo usunięcia konta |
| Zawarcie umowy, rozliczenia, wystawianie i przechowywanie faktur | nazwa firmy, NIP, adres, e-mail do faktur, dane osoby zamawiającej | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa, obowiązki z ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej) | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Dowód akceptacji regulaminu, polityki prywatności i umowy powierzenia | data, wersja dokumentu, adres IP, informacje o przeglądarce | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wykazanie zawarcia umowy) | do 6 lat od zakończenia umowy |
| Korespondencja i pomoc techniczna, także przez czat na stronie medagenda.pl i w aplikacji oraz formularz „Szybki kontakt” w aplikacji | dane z wiadomości: e-mail, imię i nazwisko, treść, firma; przy czacie także adres IP, informacje o przeglądarce i podstrony odwiedzone po otwarciu czatu (w aplikacji czat dostaje imię i e-mail zalogowanego użytkownika) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiedź na wiadomość, obsługa klienta) | do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Wersja demonstracyjna | adres IP i informacje o przeglądarce w sesji demo | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami) | 24 godziny |
| Statystyki odwiedzin strony medagenda.pl (Google Analytics) | identyfikatory w plikach cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, przybliżona lokalizacja, odwiedzone podstrony | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), wyrażana w banerze na stronie | do wycofania zgody, nie dłużej niż 14 miesięcy |
| Pomiar skuteczności i kierowanie naszych reklam na Facebooku i Instagramie (piksel Meta na stronie medagenda.pl) | identyfikatory w plikach cookies, adres IP, informacje o przeglądarce, odwiedzone podstrony, przejście do rejestracji lub wersji demo | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), wyrażana w banerze na stronie | pliki cookies do 90 dni; dane przekazane Meta przechowuje ona zgodnie ze swoją polityką prywatności |
| Pomiar skuteczności naszych reklam w wyszukiwarce Google (tag Google Ads na stronie medagenda.pl), bez kierowania reklam do osób, które odwiedziły stronę | identyfikator kliknięcia reklamy i identyfikatory w plikach cookies, adres IP, informacje o przeglądarce, przejście do rejestracji | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na reklamy), wyrażana w banerze na stronie | pliki cookies do 90 dni; dane przekazane Google przechowuje ono zgodnie ze swoją polityką prywatności |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | dane potrzebne w danej sprawie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
Serwer zapisuje też krótkotrwale techniczne logi (m.in. adres IP i czas zapytania) potrzebne do utrzymania i zabezpieczenia usługi; są one nadpisywane w cyklu. Kopie zapasowe są usuwane w cyklu ich nadpisywania.
5. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów z nimi:
| Odbiorca | Zakres | Gdzie |
|---|---|---|
| cyber_Folks S.A. | serwery, na których działa aplikacja i baza danych | Polska |
| OVH Sp. z o.o. | zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych i pliki, które placówki dodają do stron wydarzeń (zdjęcia, regulaminy) | Polska |
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | wysyłka wiadomości e-mail z aplikacji | USA |
| Cloudflare, Inc. | zabezpieczenie formularzy przed botami (Turnstile) przy logowaniu, rejestracji i demo | USA |
| inFakt sp. z o.o. | wystawianie i wysyłka faktur | Polska |
| tawk.to, Inc. | czat na stronie medagenda.pl i w aplikacji, wyłącznie gdy klikniesz „Napisz do nas” albo „Porozmawiajmy…” | USA |
| Google Ireland Ltd i Google LLC | statystyki strony medagenda.pl i pomiar skuteczności reklam Google Ads, wyłącznie po wyrażeniu zgody | Irlandia, USA |
| Meta Platforms Ireland Ltd i Meta Platforms, Inc. | pomiar i kierowanie reklam (piksel Meta na stronie medagenda.pl), wyłącznie po wyrażeniu zgody | Irlandia, USA |
Przy pikselu Meta jesteśmy współadministratorem z Meta Platforms Ireland Ltd w zakresie zbierania danych na stronie i przekazania ich Meta (uzgodnienia: facebook.com/legal/controller_addendum). Za dalsze przetwarzanie, w tym wykorzystanie danych do własnych celów, odpowiada Meta jako odrębny administrator; opisuje je polityka prywatności Meta. Prawa wobec Meta możesz realizować także bezpośrednio u niej.
Gdy użytkownik włączy powiadomienia, dostarcza je usługa powiadomień jego przeglądarki lub telefonu (zależnie od urządzenia: Google, Apple, Mozilla albo Microsoft). Treść powiadomienia jest szyfrowana kluczem urządzenia i dostawca jej nie odczytuje; widzi adres urządzenia w swojej usłudze i czas wysyłki.
Faktury trafiają także do Krajowego Systemu e-Faktur prowadzonego przez Ministra Finansów. Dane mogą otrzymać organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy. Użytkownicy z rolą właściciela i administratora widzą dane innych użytkowników swojej placówki oraz dziennik zmian.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Postmark, Cloudflare, tawk.to, Google i Meta oraz usługi powiadomień przeglądarek mogą przetwarzać dane w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a w zakresie, w jakim nie ma ona zastosowania, standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem (zgodę na statystyki i na reklamy wycofasz przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony medagenda.pl);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Z praw skorzystasz, pisząc na kontakt@medagenda.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Część danych zmienisz też w ustawieniach konta.
8. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych konta i danych do faktury nie możemy zawrzeć umowy ani świadczyć usługi. Zgody na statystyki i na reklamy są w pełni dobrowolne i nie wpływają na działanie strony.
9. Zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają. Zabezpieczenie Cloudflare Turnstile automatycznie ocenia, czy formularz wypełnia człowiek; jeśli test się nie powiedzie, możesz spróbować ponownie lub napisać do nas.
10. Bezpieczeństwo
Dane przechowujemy na serwerach w Polsce. Stosujemy m.in. szyfrowane połączenia (HTTPS), oddzielenie danych każdej placówki na poziomie bazy danych, logowanie dwuetapowe, blokadę konta po wielu nieudanych logowaniach, sprawdzanie, czy hasło nie wyciekło w znanych incydentach (bez przesyłania hasła), dziennik zmian i kopie zapasowe. Dostęp naszego zespołu do danych placówki jest możliwy tylko za jej zgodą.
11. Pliki cookies
Zasady używania plików cookies i podobnych technologii opisuje Polityka cookies.
12. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. O istotnych zmianach informujemy użytkowników e-mailem lub w aplikacji.