MedAgenda

Regulamin MedAgenda

Wersja 2026-10-22 · obowiązuje od 22 października 2026

Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie MedAgenda.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w serwisie MedAgenda, w tym zasady zawierania i rozwiązywania umowy, płatności i reklamacji. Jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  2. Usługodawcą jest SOA INVEST spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Paczkowie, ul. Polna 23C/1, 62-021 Paczkowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001190262, NIP 7773452587, REGON 542532125, kapitał zakładowy 25 000,00 zł. E-mail: kontakt@medagenda.pl, adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-46275-33143-DIJCU-22.
  3. Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
    1. Serwis: strona internetowa medagenda.pl oraz aplikacja internetowa dostępna pod adresem app.medagenda.pl;
    2. Aplikacja: udostępniane w Serwisie oprogramowanie do planowania wizyt, grafiku pracowników i sal, obecności, płatności i raportów, z którego Klient korzysta przez przeglądarkę (model SaaS);
    3. Klient: przedsiębiorca w rozumieniu art. 431 Kodeksu cywilnego, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która zawiera z Usługodawcą umowę w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową;
    4. Przedsiębiorca na prawach konsumenta: Klient będący osobą fizyczną, który zawiera umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności, udostępnionego na podstawie przepisów o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
    5. Placówka: wydzielone konto Klienta w Aplikacji (np. gabinet lub centrum terapii), w którym przechowywane są jego dane;
    6. Użytkownik: osoba fizyczna, która ma konto w Aplikacji i działa w Placówce w jednej z ról: właściciel, administrator, recepcja lub terapeuta;
    7. Właściciel: Użytkownik, który założył Placówkę albo przejął jej własność; reprezentuje Klienta w sprawach umowy, płatności i danych Placówki;
    8. Plan: zakres usługi (m.in. limity terapeutów i sal) wraz z ceną, opisany w Cenniku;
    9. Cennik: aktualne Plany i ceny opublikowane na stronie medagenda.pl/#cennik oraz w Aplikacji;
    10. Okres próbny: bezpłatny, 14-dniowy okres korzystania z Aplikacji po założeniu Placówki;
    11. Okres rozliczeniowy: miesiąc albo rok, za który z góry płatna jest opłata za Plan;
    12. Dane Placówki: dane wprowadzone do Aplikacji przez Klienta i Użytkowników, w szczególności dane klientów Placówki (podopiecznych i ich opiekunów), wizyt i płatności;
    13. Umowa powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem app.medagenda.pl/dokumenty/umowa-powierzenia.
  4. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i nie służy do zawierania umów z konsumentami. Do Przedsiębiorców na prawach konsumenta stosuje się postanowienia Regulaminu, które ich dotyczą, oraz przepisy prawa przyznające im ochronę (art. 3855 Kodeksu cywilnego i art. 38a ustawy o prawach konsumenta).
  5. Aplikacja nie jest systemem dokumentacji medycznej. Służy do planowania wizyt i nie jest przeznaczona do przechowywania danych o stanie zdrowia, diagnoz ani notatek z terapii.

§ 2. Rodzaje i zakres usług

  1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną następujące usługi:
    1. dostęp do Aplikacji w ramach Placówki: w Okresie próbnym bezpłatnie, a następnie odpłatnie, zgodnie z wybranym Planem;
    2. prowadzenie konta Użytkownika: bezpłatnie, na czas istnienia konta;
    3. wersję demonstracyjną Aplikacji, dostępną bez rejestracji, z przykładowymi danymi, które są usuwane po 24 godzinach;
    4. udostępnianie treści strony medagenda.pl i kontakt drogą elektroniczną.
  2. Funkcje Aplikacji opisuje strona medagenda.pl. Wszystkie Plany obejmują pełne funkcje kalendarza i różnią się limitami (m.in. liczbą terapeutów i sal, liczbą pól dodatkowych i okresem przechowywania dziennika zmian).

§ 3. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

  1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail. Do logowania dwuetapowego potrzebna jest aplikacja generująca kody jednorazowe (TOTP).
  2. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak złośliwe oprogramowanie, wyłudzanie danych logowania (phishing) czy przejęcie konta przez osobę nieuprawnioną. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani przez telefon. Zalecamy włączenie logowania dwuetapowego, używanie unikalnego hasła i aktualizowanie oprogramowania urządzeń.
  3. Użytkownik zachowuje w tajemnicy swoje dane logowania i nie udostępnia konta innym osobom. Każda osoba korzystająca z Aplikacji powinna mieć własne konto.

§ 4. Rejestracja i zawarcie umowy

  1. Rejestracja przebiega w Serwisie i obejmuje: podanie adresu e-mail i potwierdzenie go linkiem, podanie imienia i nazwiska oraz hasła, akceptację Regulaminu i Polityki prywatności, a następnie podanie nazwy Placówki i danych Klienta do faktury (nazwa, NIP, adres), akceptację Umowy powierzenia i złożenie oświadczenia o umocowaniu do działania w imieniu Klienta.
  2. Umowa o świadczenie usług między Usługodawcą a Klientem zostaje zawarta z chwilą założenia Placówki, na czas nieoznaczony, i zaczyna się od Okresu próbnego. Treść umowy stanowią Regulamin, wybrany Plan z Cennikiem oraz Umowa powierzenia.
  3. Osoba rejestrująca Placówkę oświadcza, że jest uprawniona do zawarcia umowy w imieniu Klienta. Klient odpowiada za prawdziwość danych podanych przy rejestracji. Zmianę NIP przeprowadza Usługodawca na wniosek Klienta.
  4. Kolejnych Użytkowników zaprasza do Placówki Właściciel lub administrator. Zaproszona osoba zakłada konto po otrzymaniu zaproszenia e-mailem i akceptuje Regulamin w zakresie, w jakim dotyczy Użytkowników.
  5. Konto, którego adres e-mail nie zostanie potwierdzony w ciągu 7 dni, jest usuwane. Konto Użytkownika, który nie należy do żadnej Placówki, jest usuwane po 30 dniach od ostatniego logowania.
  6. Jedna osoba może być Właścicielem najwyżej pięciu Placówek.

§ 5. Okres próbny

  1. Okres próbny trwa 14 dni od założenia Placówki, jest bezpłatny i nie wymaga podania danych karty płatniczej. W Okresie próbnym obowiązują limity Planu Zespół.
  2. Okres próbny przysługuje jeden raz dla danego numeru NIP. Usługodawca może przedłużyć Okres próbny.
  3. Jeśli przed końcem Okresu próbnego Klient nie wybierze Planu, Aplikacja przez 30 dni działa w trybie tylko do odczytu (z możliwością eksportu danych), a następnie dostęp do Placówki zostaje zablokowany. Dalsze zasady przechowywania i usuwania danych określa § 12.

§ 6. Plany, ceny i płatności

  1. Ceny w Cenniku są cenami netto w złotych polskich, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki. Opłata za Plan nie zależy od liczby wizyt.
  2. Klient wybiera Plan i Okres rozliczeniowy (miesięczny albo roczny) w Aplikacji. Opłata jest pobierana z góry za cały Okres rozliczeniowy.
  3. Usługodawca wystawia fakturę VAT na początku każdego Okresu rozliczeniowego i przesyła ją na adres e-mail do faktur podany przez Klienta, a także za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, jeśli wymagają tego przepisy. Klient akceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
  4. Opłatę należy uiścić przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od jej wystawienia. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku Usługodawcy.
  5. W razie opóźnienia w zapłacie Aplikacja od 7. dnia po terminie płatności działa w trybie tylko do odczytu, a od 14. dnia dostęp do Placówki zostaje zablokowany. Po zaksięgowaniu zapłaty dostęp zostaje przywrócony. Usługodawca może przyjąć zamówienie nowego Planu dopiero po uregulowaniu zaległych faktur.
  6. Zmiana na wyższy Plan następuje od razu, a Klient dopłaca proporcjonalną część różnicy cen za pozostałą część Okresu rozliczeniowego. Zmiana na niższy Plan lub zmiana Okresu rozliczeniowego następuje od kolejnego Okresu rozliczeniowego.
  7. Usługodawca może zmienić Cennik. Nowe ceny nie dotyczą opłaconego Okresu rozliczeniowego. O zmianie cen Usługodawca informuje Właściciela e-mailem co najmniej 30 dni przed początkiem Okresu rozliczeniowego, w którym zaczną obowiązywać. Klient, który nie akceptuje nowych cen, może przed tą datą zrezygnować z subskrypcji zgodnie z § 11.
  8. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi, także w razie rezygnacji z subskrypcji przed jego końcem, z zastrzeżeniem § 10 i § 11 ust. 4.

§ 7. Zasady korzystania z Aplikacji

  1. Klient odpowiada za działania Użytkowników swojej Placówki, za nadane im role i uprawnienia oraz za niezwłoczne wyłączanie kont osób, które nie powinny mieć już dostępu.
  2. Zabronione jest:
    1. wprowadzanie do Aplikacji treści bezprawnych;
    2. wprowadzanie danych o stanie zdrowia, diagnoz, notatek z terapii i innych danych szczególnych kategorii, w tym w polach dodatkowych;
    3. działania utrudniające działanie Serwisu, w szczególności nadmierne automatyczne zapytania, próby obejścia zabezpieczeń lub uzyskania dostępu do danych innych Placówek;
    4. testy bezpieczeństwa bez zgody Usługodawcy; podatności należy zgłaszać zgodnie z zasadami opisanymi w medagenda.pl/.well-known/security.txt;
    5. odsprzedawanie lub udostępnianie Aplikacji osobom trzecim bez zgody Usługodawcy.
  3. W razie naruszenia ust. 2 albo zagrożenia bezpieczeństwa Serwisu lub danych Usługodawca może czasowo ograniczyć lub zablokować dostęp danego Użytkownika lub Placówki, informując o tym Właściciela i o przyczynie.

§ 8. Dane Placówki i ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych klientów Placówki, wprowadzonych do Aplikacji, jest Klient. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w jego imieniu, na zasadach Umowy powierzenia, którą Klient akceptuje przy rejestracji Placówki.
  2. Administratorem danych osobowych Użytkowników oraz danych potrzebnych do zawarcia i rozliczenia umowy jest Usługodawca. Zasady ich przetwarzania opisuje Polityka prywatności.
  3. Dane Placówki należą do Klienta. Właściciel może w każdej chwili, także w trybie tylko do odczytu, wyeksportować dane Placówki w formatach CSV i JSON.
  4. Pracownik Usługodawcy uzyskuje dostęp do Placówki tylko wtedy, gdy Właściciel udzieli na to zgody w Aplikacji. Sesja wsparcia trwa najwyżej 30 minut, jest odnotowywana w dzienniku zmian, a Właściciel otrzymuje e-mailem podsumowanie zmian. Nie dotyczy to czynności, których wymagają przepisy prawa lub ochrona bezpieczeństwa Serwisu.
  5. Usługodawca przechowuje Dane Placówki na serwerach w Polsce i wykonuje ich kopie zapasowe.

§ 9. Dostępność i rozwój Aplikacji

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna przez całą dobę. Prace techniczne, które mogą powodować przerwy, Usługodawca przeprowadza w miarę możliwości w godzinach nocnych i zapowiada w Aplikacji lub e-mailem z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem, chyba że wymaga ich pilna potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa.
  2. Usługodawca rozwija Aplikację i może zmieniać jej funkcje, jeśli nie ogranicza to w istotny sposób funkcji objętych opłaconym Planem.
  3. Pomoc techniczna jest udzielana drogą elektroniczną pod adresem kontakt@medagenda.pl w dni robocze.

§ 10. Prawo odstąpienia od umowy (Przedsiębiorca na prawach konsumenta)

  1. Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, a w przypadku zamówienia płatnego Planu: w terminie 14 dni od dnia zamówienia.
  2. Wystarczy wysłać przed upływem terminu oświadczenie o odstąpieniu na adres kontakt@medagenda.pl lub na adres siedziby Usługodawcy.
  3. Jeśli na wyraźne żądanie Przedsiębiorcy na prawach konsumenta świadczenie płatnej usługi rozpoczęło się przed upływem terminu do odstąpienia, płaci on za usługi świadczone do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ich zakresu. Pozostałą część wpłaty Usługodawca zwraca w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą drogą, jaką dokonano płatności.

§ 11. Rozwiązanie umowy

  1. Właściciel może w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji w Aplikacji. Umowa wygasa z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego, do którego Placówka działa bez ograniczeń. Do tego czasu rezygnację można cofnąć.
  2. Właściciel może też usunąć Placówkę w Aplikacji. Usunięcie następuje po 14 dniach, w trakcie których można je anulować; opłata za bieżący Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
  3. Usługodawca może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli Klient rażąco narusza Regulamin i mimo wezwania nie zaprzestanie naruszeń w ciągu 7 dni, albo jeśli zaległość w płatnościach przekracza 30 dni.
  4. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zakończenia świadczenia usługi, z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. W takim przypadku zwraca proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany Okres rozliczeniowy.

§ 12. Dane po zakończeniu umowy

  1. Po zakończeniu Okresu próbnego bez wyboru Planu albo po zakończeniu umowy Placówka przez 30 dni działa w trybie tylko do odczytu, co pozwala wyeksportować dane, a następnie zostaje zablokowana.
  2. Dane Placówki są trwale usuwane po 90 dniach od zakończenia Okresu próbnego, umowy albo blokady za nieopłacone faktury. Usługodawca uprzedza o tym Właściciela e-mailem 14 dni i 3 dni przed usunięciem. Placówka usunięta przez Właściciela jest usuwana po 14 dniach (§ 11 ust. 2).
  3. Dane z kopii zapasowych są usuwane w cyklu ich nadpisywania. Usługodawca przechowuje dłużej tylko dane, których wymagają przepisy prawa lub dochodzenie roszczeń, w szczególności faktury i dowody akceptacji dokumentów.

§ 13. Reklamacje

  1. Reklamacje dotyczące usług można składać e-mailem na adres kontakt@medagenda.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
  2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Placówki lub adres e-mail konta, opis problemu, datę jego wystąpienia i oczekiwany sposób rozpatrzenia.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres e-mail, z którego ją wysłano, albo w sposób wskazany w reklamacji.

§ 14. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi poniżej.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego szkoda wynikła. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści.
  3. Usługodawca nie odpowiada za: treść danych wprowadzonych przez Klienta i Użytkowników, skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim, przerwy wynikające z siły wyższej lub awarii sieci i usług niezależnych od Usługodawcy, a także za skutki nadania Użytkownikom nieodpowiednich uprawnień.
  4. Ograniczenia z ust. 2 i 3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani, w zakresie, w jakim nie pozwalają na to przepisy, Przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

§ 15. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, takich jak zmiana przepisów, zmiana funkcji Aplikacji, zmiana sposobu płatności lub potrzeba zwiększenia bezpieczeństwa.
  2. O zmianie Usługodawca informuje Właścicieli e-mailem oraz w Aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może przed tą datą rozwiązać umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie i otrzymać zwrot proporcjonalnej części opłaty za niewykorzystany Okres rozliczeniowy.
  3. Zmiany wynikające wyłącznie ze zmiany przepisów lub danych Usługodawcy mogą wejść w życie w terminie wymaganym przez te przepisy.

§ 16. Postanowienia końcowe

  1. Do umowy stosuje się prawo polskie.
  2. Spory z Klientami rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy. Nie dotyczy to Przedsiębiorców na prawach konsumenta, do których stosuje się przepisy ogólne o właściwości sądu.
  3. Regulamin jest dostępny bezpłatnie pod adresem app.medagenda.pl/dokumenty/regulamin w formie, która pozwala go zapisać i wydrukować.
  4. Regulamin obowiązuje od 22 października 2026 r.